Dodając usługę do systemu tworzysz automatycznie kartę usługi w której zapiszesz i sprawdzisz podstawowe informacje o usłudze:
nazwę usługi,
czas trwania usługi,
cenę należną za jej wykonanie,
pracowników którzy mają uprawnienia do jej wykonywania, jak i informacje dodatkowe takie jak
wyróżnienia jakimi oznaczyłeś usługę,
dostępność w czasie,
wymagane od klienta informacje dodatkowe,
wykorzystanie zasobów specjalnych,
czy dodatkowe informacje jakie przekazujesz klientowi po rezerwacji.
Kartę usługi otworzysz klikając na liście nazwę wybranej usługi.
Dodawanie i edycja usługi
Aby dodać nową kartę usługi wystarczy że klikniesz przycisk dodaj usługę widoczny w lewym górnym rogu nad listą usług.
Możesz też skorzystać z możliwości dodania jednocześnie wielu usług – rozwiń przycisk dodaj usługę i wybierze szybkie dodawanie
A następnie przejdź do wprowadzania podstawowych informacji o usłudze czyli jej nazwy oraz czasu trwania
Po wprowadzeniu wszystkich usług wystarczy że klikniesz dodaj zapisując w ten wprowadzone zmiany.
Jeżeli działasz w branży beauty możesz skorzystać z ułatwienia jakie daje Globalna lista usług – w oknie szybkiego dodawania możesz skorzystać z predefiniowanej listy którą przygotowaliśmy dla tej właśnie branży.
Zapisaną wcześniej usługę zawsze możesz zmodyfikować, zmieniając jedno z jej ustawień lub nawet wszystkie, łącznie z jej nazwą. Otwórz kartę usługi – wystarczy że klikniesz na jej nazwę na liście i wejdź w tryb edycji.
Pamiętaj, że edytując nazwę usługi zmieniasz historię usługi – zmiana następuje na wszystkich rezerwacjach w jakich usługa ta została wskazana.
Parametry usługi
Niezależnie od tego czy dodajesz usługę czy zmieniasz usługę już istniejącą musisz podać tylko dwie informacje:
nazwa usługi,
czas trwania usługi.
I to już pozwoli na poprawne zapisywanie wizyt zarówno przez Ciebie jak i online przez klientów.
Nazwa usługi to nazwa pojedynczej usługi taka jaką znają klienci. Nawet jeżeli nie udostępniasz rezerwacji online poprawna nazwa usługi jest bardzo ważna – informacja o usłudze znajduje się w powiadomieniach jakie może wysyłać system w Twoim imieniu: potwierdzenie dodania rezerwacji czy przypomnienie o wizycie.
Kod wewnętrzny (kod wewn.) jest polem opcjonalnym, który przy skomplikowanych nazwach usług ułatwi ich identyfikację i przyspieszy np. dodawanie rezerwacji w kalendarzu.
Czas trwania usługi jest obowiązkowy i jest to rzeczywisty czas niezbędny do przygotowanie do usługi, jej wykonanie, obsłużenie klienta oraz zakończenie wizyty klienta w tym zaproponowanie mu następnego terminu wizyty. Prawidłowo określony czas trwania poszczególnych usług pozwoli nie tylko na wykonanie wizyty w sposób który w pełni zadowoli klienta ale również ułatwi zarządzanie czasem pracy pracowników i efektywne jego wykorzystanie i zminimalizuje przestoje w ciągu dnia.
Zachęcisz klientów do zapoznania się z ofertą twojej firmy jeżeli zwiększysz atrakcyjność swojej oferty. Zrobisz to wykorzystując inne elementy konfiguracji usługi takie jak jej
cena
opis usługi
zdjęcia efektów
Cena usługi
Dzięki ustawieniu cenyklient od razu wie ile zapłaci. Ułatwisz też pracę pracownikom którzy na bieżąco będą wiedzieli jaką kwotę mają otrzymać od klienta na zakończenie wizyty. A ty będziesz mógł oszacować spodziewane zyski firmy w danym miesiącu lub sprawdzić jaką kwotę już zarobiła twoja firma. Do dyspozycji jest kilka możliwości:
– stała cena którą określ wtedy gdy wynagrodzenie za usługę jest niezmienne i niezależne od różnych czynników
– zakres cen w którym zdefiniujesz widełki cenowe od… do… np. od 50 zł do 150 zł co możesz wykorzystać w sytuacji gdy końcowa cena zależy np. od preparatu wybranego przez klienta do wykonania usługi
– cena maksymalna lub minimalna która jest szczególnym ustawieniem zakresu cen w którym definiujesz tylko jeden parametr – najniższą lub najwyższą cenę jaką może zapłacić klient.
Masz możliwość skorzystania również z ustawienia dzięki któremu cena którą ustawisz będzie widoczna wyłącznie dla pracowników firmy.
Opis usługi i zdjęcie efektów
Wykorzystaj opis aby przybliżyć klientowi czego może spodziewać się w trakcie wizyty. Możesz opisać jak będzie przebiegała wizyta, jakie preparaty czy maszyny zostaną użyte: np. podać nazwę używanych farb przy koloryzacji włosów, markę wosku kładzionego po myciu karoserii czy materiał używany do wypełnienia zęba.
Dzięki temu ułatwisz klientowi wybór odpowiedniej dla niego usługi.
Dołącz do usługi zdjęcia przedstawiające przebieg usługi lub efekty końcowe.
Pamiętaj, aby publikując zdjęcia przestrzegać wszystkich obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa oraz zasad współżycia społecznego.
Ustawienia dodatkowe
Masz do dyspozycji jeszcze klika ustawiań które pozwolą na dopasowanie usługi do oferty twojej firmy.
Pierwszym z nich jest sprzęt specjalny Skorzystaj z tego ustawienia, jeżeli firma dysponuje mniejsza ilością zasobów niezbędnych do wykonania usługi niż liczba pracowników mogących zrealizować usługę w tym samym czasie.
Zobacz jak dodać sprzęt specjalny.
Kolejnym ustawieniem jest to w którym określisz którzy pracownicy realizują daną usługę. Jest to szczególnie ważne, gdy nie każdy pracownik ma kompetencje do wykonywania wszystkich usług.
Dzięki temu ustawieniu klient nigdy nie zapisze się do pracownika który nie może zrealizować wybranej przez niego usługi.
W kolejnym kroku możesz zdecydować czy usługa ma być dostępna w rezerwacjach online tzn. czy mogą ją rezerwować klienci czy tylko pracownicy firmy.
Skorzystaj z dalszych ustawień
i ustaw czy usługa jest zawsze dostępna czy tylko w określonych dniach lub godzinach tygodnia. Możesz to wykorzystać, w sytuacji gdy zawsze na wtorek wypożyczasz sprzęt niezbędny do wykonania usługi – tym ustawieniem umożliwisz rezerwację usługi przez klienta wyłącznie we wtorki.
Nie musisz korzystać z tego ustawienia w sytuacji gdy dostępność usługi zależy od dostępności pracownika który ją wykonuje.
Możesz też zdecydować, że dla danej usługi, wizyta dodana online wymaga akceptacji pracownika firmy, który potwierdzi możliwości jej wykonania w terminie wybranym przez klienta. Włącz wymaganie potwierdzenia rezerwacji
A następnie ustaw czas w jakim wizyta musi zostać potwierdzona przez pracownika.
Brak akceptacji wizyty w określonym czasie, spowoduje jej usunięcie z kalendarza.
Ustawienie to możesz wykorzystać w sytuacji, gdy do realizacji wizyty potrzebne są specyficzne materiały które musisz zamówić.
Jeżeli do wykonania usługi potrzebujesz dodatkowych informacji możesz skorzystać z ustawienia dzięki któremu zapytasz klienta np. czy to jest pierwszy tego typu zabieg, czy ma jakieś alergię czy też jaki jest numer rejestracyjny jego samochodu.
Dzięki temu możesz uzyskać wszystkie niezbędne informacje które musisz zgromadzić, aby prawidłowo obsłużyć rezerwację klienta.
Twoi pracownicy, dodając wizytę dla tej usługi, również będą musieli uzyskać od dodatkowe informacje – bez tego nie zapiszą rezerwacji.
Możesz oczekiwać od klienta dodatkowych informacji, ale również Ty możesz przekazać klientowi takie informacje np. prośbę o przybycie najpóźniej 10 minut przed wizytą.
Komunikat który ustawisz, zobaczy każdy Twój klient który zarezerwuje wizytę online dla wybranej usługi.
Dodatkowe działania na karcie usługi
Poza ustawieniami usługi, na jej karcie możesz również
zawiesić usługę jeżeli czasowo jej nie będziesz wykonywał
usunąć usługę jeżeli trwale została wycofana z oferty firmy
dodać rezerwację dla tej usługi.
Zawieszenie i usunięcie usługi wykonasz również na liście usług, bez konieczności otwierania jej karty.
Jeżeli zdecydowałeś się zawiesić wcześniej usługę, w równie prosty sposób przywrócisz ją do oferty firmy.
Pamiętaj, że operacja usuwania usługi jest nieodwracalna. Skasujesz usługę z oferty firmy ale nie skasujesz rezerwacji na których ona się znajduje.