W tej sekcji ustawisz zasady rezerwacji w swojej firmie oraz zdecydujesz jak ma zachować się system po dodaniu rezerwacji – czy to przez Ciebie czy klienta.
W pierwszej kolejności, możesz zdecydować, czy udostępniasz klientom możliwość dodania rezerwacji online w firmie.
Standardowo, to ustawienie jest wyłączone, klienci nie mogą więc samodzielnie rezerwować Twojego czasu.
Jeżeli włączysz to ustawienie umożliwisz klientom samodzielne dodawanie wizyt.
Decyzję dotyczącą umożliwienia klientom samodzielne dodawanie wizyt możesz również podjąć jeżeli uruchomiłeś Asystenta Konfiguracji. Jeżeli się na to zdecydowałeś, po przejściu do Ustawień rezerwacji, ta możliwość będzie włączona.
Gdy nie chcesz udostępniać klientom rezerwacji online możesz zdecydować, czy chcesz pokazywać im wolne terminy w twojej firmie czy nie. Służy do tego ustawienie
Gdy jest ono wyłączone klient nie zobaczy żadnych informacji, gdy jednak zdecydujesz się na jego włączenie
klient zobaczy wolne terminy i będzie mógł sprawdzić dostępność przed kontaktem z Tobą, co przyspieszy proces telefonicznego zapisu – klient będzie wiedział że wygodny dla niego termin jest dostępny.
W następnym kroku, możesz zdecydować, czy rezerwacje które dodawane są online stają się rezerwacjami aktywnymi oczekującymi na realizację czy też termin wskazany przez klienta wymaga akceptacji pracownika.
Decydując się na konieczność potwierdzania wszystkich rezerwacji dodawanych online zdefiniuj czas w trakcie którego należy zaakceptować lub odrzucić propozycję terminu – standardowo ustawiany jest termin 48 godzin. Jeżeli w określonym czasie nie zaakceptujesz propozycji wizyty którą dodał klient – zniknie ona z kalendarza a termin będzie ponownie dostępny do rezerwacji.
Pamiętaj że do czasu odrzucenia rezerwacji – przez firmę lub system po przekroczeniu czasu – termin jest niedostępny dla innych klientów. Jeżeli więc wizyta nie może się odbyć – odrzuć propozycję Klienta jak najszybciej.
Czarna lista pozwala na blokowanie możliwości rezerwacji online dla tych klientów którzy nie przyszli na wizytę nie odwołując jej lub nie zmieniając terminu. Jeżeli chcesz skorzystać z tej funkcjonalności – włącz je
a następnie – po rozwinięciu więcej opcji
ustaw po ilu nieusprawiedliwionych nieobecnościach klient ma trafić na czarną listę, system proponuje trzy takie wizyty
określ na jaki okres czasu chcesz zablokować klientowi możliwość rezerwacji wizyt online – system zaproponuje blokadę na okres jednego tygodnia, do dyspozycji masz też termin 24 godzin, 3 lub 3 dni.
Możesz również samodzielnie dodać klienta na czarną listę lub ją wyłączyć dla wybranego klienta. Włączenie weryfikacji numerów telefonów oraz adresów e-mail daje ci pewność że te dwie dane podane przez klienta są poprawne – klient rezerwujący wizytę online zostanie poproszony o wpisanie kodów weryfikacyjnych.
System będzie weryfikował podane informacje nawet w sytuacji gdy numer telefonu lub adres email będzie daną opcjonalną (nie wymaganą przy dodawaniu rezerwacji) ale klient je poda w trakcie dodawania wizyty.
Jeżeli Twoja firma nie posiada wiadomości sms (abonamentowych lub jednorazowych) weryfikacja numeru telefonu nie będzie możliwa. Pamiętaj w takim przypadku aby odpowiednio ustawić dane klienta jakich wymagasz przy rezerwacji – ten sam zakres jest wymagany niezależnie czy klient dodaje wizytę samodzielnie, czy robi to pracownik.
Terminy rezerwacji jest to ustawienie, dzięki któremu zdefiniujesz jakie terminy udostępniasz klientowi który rezerwuje wizyty online – czy najbliższy termin jaki może zostać zaproponowany to następny dzień, za godzinę czy dopiero za tydzień.
Dla nowo utworzonego konta, termin najbliższej wizyty dostępny online to 1 tydzień. Aby to zmienić wystarczy, że klikniesz listę rozwijalną
I wybierzesz właściwy termin.
Dane jakich wymagasz od Klienta ustawisz w sekcji Informacje wykorzystywane w rezerwacji – Dane klienta w rezerwacji. Na starcie systemu jako wymagane dane ustawione zostało imię i nazwisko oraz numer telefonu, adres e-mail jest daną opcjonalną.
Zobacz jakie dane masz do wyboru – zaznacz te których potrzebujesz do poprawnego realizowania usługi
W części poświęconej Danym niezbędnym w rezerwacji – Kluczowe informacje w rezerwacji – dodasz również dodatkowe informacje które potrzebujesz uzyskać od klienta przed wizytą. Standardowo, przy rezerwacji wymagane są dane dotyczące:
usługi jaka ma zostać zrealizowana,
terminu wizyty,
pracownika który ma wykonać usługę,
danych klienta.
Możesz dodatkowo poprosić o klienta o dodatkową informację którą musi podać. Odpowiedź klienta będziesz widział na podglądzie rezerwacji. Pamiętaj, że jeżeli wykorzystasz tą możliwość również Twoi pracownicy będą musieli poprosić o dodatkowe informacje.
Możesz też pozwolić klientowi na przekazanie informacji dodatkowych – włącz wówczas ustawienie pozwalające klientom na dodawanie komentarzy do rezerwacji.
Ustawienia po rezerwacji
W tej sekcji ustawisz to jak system zachowa się po dodaniu rezerwacji – przez ciebie lub przez twojego klienta:
– określisz czy chcesz aby klient po dodaniu rezerwacji widział dodatkowy komunikat lub mógł pobrać plik – np. zasady odwoływania wizyt w twojej firmie
– zdecydujesz czy klient ma otrzymywać potwierdzenie dodania rezerwacji
– zdefiniujesz czy system ma automatycznie potwierdzać fakt odbycia rezerwacji
– ustalisz czy Twoi klienci mogą samodzielnie zmienić lub odwoływać swoje rezerwacje
– zdecydujesz czy chcesz wysyłać przypomnienia o wizycie
Ustawienie komunikatu dla klientów po dokonaj rezerwacji
Skorzystaj z tego ustawienia, jeżeli chcesz przekazać dodatkowe informacje. Informacja którą tu umieścisz będzie widoczna dla klientów którzy będą rezerwować wizytę online.
Do wyświetlanej informacji możesz załączyć plik w formacie .pdf, dlatego to dobre miejsce aby zaprezentować regulamin twojej firmy czy politykę odwołań. Plik który dołączasz nie może przekraczać 1MB.
Potwierdzenie rezerwacji wysyłane klientom
Korzystając z tego ustawienia zdecydujesz, czy system ma wysyłać do klientów powiadomienie o dodaniu nowej rezerwacji. Powiadomienie zostanie wysłane niezależnie od tego czy klient doda rezerwację samodzielnie, czy zostanie ona wprowadzona przez firmę.
Autoporządkowanie rezerwacji nierozstrzygniętych
Dzięki włączeniu tego ustawienia nie będziesz musiał potwierdzać zakończenia rezerwacji – reservis zrobi to za ciebie. Wizyta której czas już minął a która nie została odwołana, automatycznie zmieni status na wykonaną po upływie 48 godzin od momentu jej zakończenia.
Ustawienie to jest standardowo włączone, w każdej chwili możesz to zmienić.
Wówczas to Ty lub Twoi pracownicy będą kończyli pracę z rezerwacją.
Zasady odwoływania i zmiany rezerwacji przez klientów
Kolejnym ustawieniem które przygotowaliśmy jest określenie zasad na jakich twoi klienci mogą samodzielnie zmieniać lub odwoływać wizyty – pomoże w tym ustawienie: klienci mogą samodzielnie zmieniać anulować swoje rezerwacje przez Internet.
Ustawienie jest standardowo wyłączone – co oznacza że klienci samodzielnie nie mogą zmienić ani odwołać rezerwacji, nawet jeżeli udostępniasz rezerwację online.
Włącz ustawienie
a następnie określ zasady kiedy pozwalasz na zmiany lub odwołania rezerwacji – mogę o być różne terminy np.:
zmiana rezerwacji jest zawsze możliwa,
odwołanie rezerwacji będzie możliwe nie później niż 24 godziny przed wizytą (23 godziny przed terminem wizyty klient musi się skontaktować z Tobą aby ją odwołać)
Przypominaj klientom o rezerwacji przed terminem
Dzięki temu ustawieniu nie będziesz musiał pamiętać o przypominaniu klientom o wizytach – reservis zrobi to za ciebie na zasadach które ustalisz.
Pamiętaj, że jeżeli Twoja firma nie posiada sms’ów (abonamentowych lub dokupionych) przypomnienia o wizycie nie będą mogły być wysyłane tym kanałem.
